Tietosuojaseloste Veronmaksajain Keskusliitto ry:n ja Verotieto Oy:n henkilötietojen käsittelystä

Veronmaksajain Keskusliitto ry ja Verotieto Oy (yhdessä Veronmaksajat) toimivat  henkilö-, yritys- ja yhteisöasiakkaiden kanssa. Veronmaksajat käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. 

Tietosuojaseloste kuvaa niita periaatteita, joita sovelletaan Veronmaksajien käsitellessä henkilötietoja eri tilanteissa.

Ohjeiden ja määräysten muuttuessa tätä selostetta päivitetään vastaavasti.  

Henkilötietojen käsittely asiakas- ja asiointisuhteessa

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen jäsenyys, asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhde tai muu asiallinen yhteys. 

Toimeksiantojen yhteydessä käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen tai mahdollisen asiakassuhteen synnyttämän oikeutetun edun perusteella sekä lain velvoittamana. 

Veronmaksajat käsittelee henkilötietoja jäsenyyden, asiakkuuden ja sidosryhmäpalvelujen hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin, kehittämiseen, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä viestintään ja markkinointiin eri kanavissa. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi jäsenlehden postittamiseksi, koulutusten, tilaisuuksien ja tapahtumien markkinoimiseksi sekä Veronmaksajien tarkoitusta toteuttavien sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi. 

Yhteistyökumppaneiden ja heidän edustajiensa tietoja käsitellään yhteistyön toteuttamiseksi. 

Veronmaksajat käyttää viestinnän ja markkinoinnin tietojenkäsittelyssä Veronmaksajien lukuun tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita ja alihankkijoiden suunnittelemia ja ylläpitämiä järjestelmiä.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Veronmaksajat käsittelee vain jäsen- ja asiakassuhteen tai muun asiallisen suhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköposti
  • syntymävuosi ja sukupuoli
  • kieli
  • markkinointiluvat ja -kiellot
  • sidosryhmää, yhteistyökumppania tai paikallisyhdistystä edustavan henkilön ammatti tai asema yrityksessä tai yhteisössä
  • toimeksiannon yhteydessä lainsäädännön edellyttämät toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot

Nimen ja yhteystietojen antaminen on edellytys asiakkuuden hoitamiselle. Toimeksiantojen yhteydessä Veronmaksajilla on rahanpesulainsäädännön mukainen velvollisuus asiakkaan tunnistamiseen. Toimeksiannon vastaanottamisen edellytyksenä on pyydettyjen tunnistamistietojen saaminen. 

Veronmaksajat kerää, tallentaa ja käsittelee myös asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyviä, kohdassa 1 kuvattuihin palveluihin liittyviä tietoja kuten palvelu-, käyttö-, laskutus-, asiointi- ja tunnistetiedot.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, verkkopalvelun jäsenalueen omat tiedot -osiossa, tuotteiden tai palveluiden käytön yhteydessä sekä asiakaspalvelun yhteydessä.

Tietoja voidaan päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä kuten esimerkiksi Suomen Postin osoitetietojärjestelmästä. Sidosryhmätietoja voidaan kerätä ja tallentaa myös muista julkisista lähteistä.

4. Tietojen luovutus ja siirto

Luovutamme henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Lisäksi luovutamme henkilötietoja, toimeksiantojen toteuttamisen niin edellyttäessä, viranomaisille ja tuomioistuimille. 

Veronmaksajien yhteistyökumppanit tarjoavat liiton jäsenille etuja omista tuotteistaan ja palveluistaan. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tällaiselle yhteistyökumppanille jäsenyyden voimassaolon todentamiseksi tai jäsenedun tai siihen liittyvän palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi, ellei jäsen ole kieltänyt markkinointia. 

Henkilötietoja voidaan siirtää Veronmaksajien markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisteristerinpitäjän ja asiakkaan välinen jäsenyys, asiakkuus tai muu asiallinen yhteys on päättynyt.

Tietoja voidaan käsitellä ja siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoajallamme on toimintaa myös näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.  

Henkilötietojen käsittely markkinoinnissa

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, oikeutettuun etuun tai muuhun asialliseen yhteyteen. 

Veronmaksajat käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointiin, etämyyntiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen, mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan. 

Veronmaksajat käyttää viestinnän ja markkinoinnin tietojenkäsittelyssä Veronmaksajien lukuun tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita ja alihankkijoiden suunnittelemia ja ylläpitämiä järjestelmiä.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Veronmaksajat käsittelee markkinoinnin ja viestinnän yhteydessä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • syntymävuosi ja sukupuoli
  • kieli
  • esimerkiksi kampanjaan ja asiakashistoriaan liittyvät tiedot
  • markkinointiluvat ja -kiellot

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään tietosuoja-asetuksen puitteissa rekisteröidyltä itseltään, Veronmaksajien asiakasrekisteristä tai Veronmaksajien yhteistyökumppaneilta.

Osoite- ja puhelinnumerotietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

4. Tietojen luovutus ja siirto

Veronmaksajat voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi Veronmaksajien yhteistyökumppaneille.

Tietoja voidaan käsitellä ja siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoajallamme on toimintaa myös näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.  

Asiakas- ja markkinointirekistereitä koskevat yleiset tiedot

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Veronmaksajain Keskusliitto ry / Verotieto Oy
Kalevankatu 4
00100 Helsinki
Y-tunnus 0202568-2 / 0115789-4

Asiakaspalvelu: p. 03010 5511 (pvm/mpm) ja sähköposti jasenrek@veronmaksajat.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Vesa Korpela, p. 09 618 871 (vaihde)

2. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä jäsenpalveluun puh. 03010 5511 (pvm/mpm) tai sähköpostilla jasenrek@veronmaksajat.fi.

Jäsen voi lisäksi muuttaa ja korjata osaa yhteys- ja markkinointitiedoistaan kirjautumalla Veronmaksajien verkkopalvelun jäsenalueen Omat tiedot -palveluun.

Rekisteröidy jäsenpalvelun käyttäjäksi
Kirjaudu jäsenpalveluun (kirjautuminen sivun yläreunassa)

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee ja täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän jäsenpalveluun puh. 03010 5511 (pvm/mpm) tai sähköpostilla jasenrek@veronmaksajat.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen Veronmaksajain Keskusliitto, Kalevankatu 4, 00100 Helsinki. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä kerran vuodessa maksutta. Jos asiakas pyytää tietoja toistuvasti, tarkastuksesta peritään maksu, joka on 300 euroa/kerta.

Osa toimeksiantojen yhteydessä käsiteltävistä tiedoista on sellaisia, joihin kohdistuu lainsäädäntöön perustuva erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä estää toteuttamasta oikeutta saada pääsy näihin tietoihin.

3. Henkilötietojen suojaus ja tietoturva

Veronmaksajien rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

Henkilötietoja käsittelevät vain Veronmaksajien erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Veronmaksajien palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä Veronmaksajien toimeksiannosta palveluja ylläpitävät, tuottavat tai kehittävät kolmannet osapuolet.

4. Asioinnista syntyvät tallenteet

Veronmaksajien lukuun toimivat alihankkijat nauhoittavat myyntipuheluita palvelutapahtumien todentamiseksi ja osapuolten oikeuksien toteuttamiseksi. Tallenteita voidaan käyttää myös koulutustarkoituksiin sekä myynnin laadun valvomiseksi ja kehittämiseksi. Myyntipuheluita pääsevät kuuntelemaan vain nimetyt henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.

Alihankkijoiden nauhoittamista puheluista syntyviä tallenteita säilytetään 12 kuukautta. 

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Huomioimme säilytysajoissa esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat, kirjanpitovelvoitteet ja rahanpesulainsäädännön vaatimukset.

Poistamme henkilötietoja kerran vuodessa seuraavasti:

  • Toimeksiantoasiakkaan tiedot, kun viimeisestä toimeksiannon laskutuksesta on kulunut 10 vuotta
  • Toimeksiantoon liittyvät asiakkaan tunnistamistiedot, kun viimeisestä toimeksiannon laskutuksesta on kulunut 5 vuotta
  • Muusta kuin toimeksiantoon liittyvästä viimeisestä laskutuksesta, esimerkiksi jäsenyydestä tai TaxFax-tilauksesta on kulunut kirjanpitolain mukainen säilytysaika 6 vuotta.

Asiakkaan pyynnöstä, jos se on muun lainsäädännön (esimerkiksi kirjanpitolaki) perusteella mahdollista, tiedot voidaan poistaa myös edellä mainittuja säännönmukaisia poistoja aikaisemmin.

6. Veronmaksajien sivustoilla käytettävät evästeet

Veronmaksajat käyttää verkkopalveluissaan veronmaksajat.fi ja taxfax.fi evästeitä sivustojen käytön teknisen ja palvelullisen käytön mahdollistamiseksi ja edistämiseksi sekä tilastolliseen analysointiin. Taloustaito.fi-verkkopalvelussa evästeitä käytetään lisäksi muun muassa mainonnan kohdentamiseen. Lisätietoja Taloustaito.fi:n evästeiden käytöstä

Veronmaksajat käyttää evästeisiin perustuvaa Google Analyticsiä parantaakseen ja arvioidakseen sivustonsa käyttöä. Tässä yhteydessä Analytics kokoaa tavanomaisia sivuston käyttöraportteja. Lisätietoja Googlen palveluiden tietosuoja- ja evästekäytännöistä

Veronmaksajien sivuilla on lisäksi käytössä Facebookin, LinkedInin ja Twitterin jaa-painikkeet. Voit tutustua näiden palveluiden evästeitä koskeviin käytäntöihin Facebookin, LinkedInin ja Twitterin omilla sivuilla. 

Voit hallinnoida evästeitä selaimesi evästetoimintojen avulla.

Päivitetty 19.11.2019

Tulosta

Haluatko lisää hyötytietoa taloudesta?

Tilaa tästä Veronmaksajien ilmainen uutiskirje.
Voit peruuttaa sen koska tahansa.