Työnantajavelvoitteet

Työnantajalla on erilaisia palkanmaksuun liittyviä velvollisuuksia. Työnantajan on tehtävä maksamastaan palkasta ennakonpidätys ja ilmoitettava maksamansa palkat tulorekisteriin. Lisäksi työnantajan on maksettava erilaisia vakuutusmaksuja.

Työnantajan on tehtävä maksamastaan palkasta ennakonpidätys. Palkkana huomioidaan rahapalkat, luontoisedut ja muut veronalaiset etuudet. Ennakonpidätys tehdään palkansaajan verokortin mukaan. Ilman verokorttia ennakonpidätys on 60 % ennakonpidätyksen alaisesta palkasta.

Lisäksi työnantajan on yleensä maksettava maksamiensa palkkojen perusteella työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä muut pakolliset vakuutusmaksut.

Ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksu Verohallintoon

Ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu on maksettava Verohallinnon pankkitilille viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä. Jos 12. päivä ei ole pankkipäivä, maksun voi tehdä ilman viivästyskorkoa seuraavana ensimmäisenä pankkipäivänä.

Jos työnantajan verokausi työnantajasuorituksissa on neljännesvuosi, maksujen eräpäivä on kuitenkin neljännesvuotta seuraavan toisen kuukauden 12. päivä. Työnantaja voi hakeutua neljännesvuoden verokauteen, jos työnantaja on merkitty työnantajarekisteriin ja kalenterivuoden liikevaihto on enintään 100 000 euroa.

Säännölliset työnantajat työnantajarekisteriin

Työnantajan on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin, jos hän maksaa palkkaa vakituisesti vähintään kahdelle henkilölle. Työnantajarekisteriin on ilmoittauduttava myös silloin, jos palkkaa maksetaan vakituisesti yhdelle henkilölle ja lisäksi palkkaa maksetaan yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai tarkoitettu lyhytaikaiseksi.

Työnantajarekisteriin ei tarvitse ilmoittautua, jos palveluksessa on vain yksi palkansaaja tai jos palkansaajia on enintään viisi ja heidän työsuhteensa ei kestä koko kalenterivuotta.

Ilmoitukset tulorekisteriin

Työnantajan on ilmoitettava maksamansa palkat tulorekisteriin (www.tulorekisteri.fi).

Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta palkansaajasta ja yleensä myös jokaiselta maksupäivältä erikseen.

Palkkatietoilmoitus on annettava yleensä viimeistään viidentenä kalenteripäivänä palkkapäivän jälkeen. Kalenteripäiviksi lasketaan myös lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä. Luontoisedut ja verovapaat matkakustannusten korvaukset, esimerkiksi kilometrikorvaukset ja päivärahat, on ilmoitettava viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Palkkatietoilmoituksen lisäksi tulorekisteriin on annettava työnantajan erillisilmoitus kerran kuukaudessa. Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä kohdekuukaudelta sekä siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset.

Työnantajan erillisilmoituksen määräpäivä on palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden viides päivä.

Jos kuukauden aikana ei ole maksettu mitään suorituksia, työnantajarekisteriin merkityn työnantajan on ilmoitettava työnantajan erillisilmoituksella, ettei palkanmaksua ole ollut. Satunnaisen työnantajan, jota ei ole merkitty työnantajarekisteriin, on annettava työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa tai muita suorituksia esimerkiksi kilometrikorvauksia tai päivärahoja.

Pakolliset vakuutusmaksut

Työnantajan on yleensä maksettava maksamiensa palkkojen perusteella myös seuraavat vakuutusmaksut:

• työeläkevakuutusmaksu
• työttömyysvakuutusmaksu
• työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu
• ryhmähenkivakuutusmaksu

Yleensä työnantajan on otettava työeläkevakuutus työeläkevakuutusyhtiöstä. Tilapäisen työnantajan ei kuitenkaan tarvitse tehdä sopimusta työeläkevakuutuksesta, vaan hän voi ilmoittaa tarvittavat työeläkevakuutusyhtiön tiedot palkkatietoilmoituksella.

Työeläkeyhtiö saa tulorekisteristä tiedot sekä sopimustyönantajan että tilapäisen työnantajan maksamista palkoista ja laskuttaa työeläkemaksun tulorekisteriin ilmoitettujen palkanmaksutietojen perusteella. Lasku tulee yleensä joko palkanmaksukuukauden tai sitä seuraavan kuukauden aikana.

Myös Työllisyysrahasto (www.tyollisyysrahasto.fi) saa tiedot maksetuista palkoista tulorekisteristä ja laskuttaa työttömyysvakuutusmaksut tulorekisteriin ilmoitettujen palkanmaksutietojen perusteella neljännesvuosittain.

Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus sekä ryhmähenkivakuutus työnantajan on otettava vahinkovakuutusyhtiöstä. Näiden vakuutusten maksut laskutetaan etukäteen arvioidun palkkasumman perusteella. Lopullisen vakuutusmaksun vakuutusyhtiö laskee tulorekisteristä saamiensa palkkatietojen perusteella.

Palkkalaskelma työntekijälle

Työntekijälle on palkan maksamisen yhteydessä annettava laskelma, johon on merkitty palkan määrä ja sen määräytymisperusteet.

Lisäksi palkkalaskelmaan on merkittävä mm. palkasta vähennetyn ennakonpidätyksen sekä työntekijän työeläkevakuutusmaksun ja työttömyysvakuutusmaksun määrät. Myös työntekijän sairausvakuutuksen päivärahamaksun määrä on merkittävä palkkalaskelmaan. Päivärahamaksua ei pidätetä erikseen palkasta, vaan sen määrä sisältyy ennakonpidätysprosenttiin.

Yleensä palkkalaskelmasta selviävät myös kalenterivuoden kumulatiiviset tiedot.